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暑假期间各项事务如何办理?请收下这份指南

时间:2021-08-23 20:11:46  来源:   编辑:张淼  作者:  点击:

学校机关各部(处、室),各直属单位,各学院,顺德校区管委会:

为有效保障暑假期间师生重要工作、有序组织开展必要的科研教学活动,学校有关部门将合理安排工作人员做好服务保障类工作,现将有关事宜通知如下。

一、暑假期间服务保障类事项具体安排

(一)党办、校办基本业务

1. 学校印章与证件领(使)用、上行文出文、机要文件交换条形码打印

正常受理,可于每天上午08:30-11:30、下午15:00-17:30,至校本部行政楼三楼,由党办及校办值班秘书办理。

2. 会议中心会议室申请与使用

正常受理,需通过学校OA按程序申请,经审批后提前联系会议中心值班人员。

7月14日-8月3日:刘老师(61648508,15919615789)

8月4日-8月24日:马老师(61648509,13242851065)

(二)财务部门业务

1. 财务基本业务

包括财务处审批、OA呈批件登记盖章以及报销、借款等业务。具体流程:①网上报销系统正常开放,请根据业务类别和系统提示选择相应板块,按照流程录单、打印并审批签字;②经审批完成的报销单,可于7月14日-7月31日、8月8日-8月24日期间,逢星期一、三、五上午09:00-11:30,在财务结算中心(校本部文化活动中心一楼)窗口办理;③财务有关业务咨询,根据财务处暑假值班表联系值班人员。

2. 科研经费结题财务审核

将需审核材料发送至电子邮箱(huanle1997@aliyun.com),工作人员于每周二完成邮件审核和回复(审核人:张老师13556034357)。经审核后的材料可于7月14日-7月31日、8月8日-8月24日期间,逢星期一、三、五上午09:00-11:30,在财务结算中心 (校本部文化活动中心一楼)办理印章。

科研经费结题财务审核内容包含:①经费决算表;②经费收支明细表;③经费开支代码(G或K开头 9位数字);④项目负责人及数据填报人姓名及联系电话。

3. 出国(境)费用预算明细财务审核

将需审核材料发送至电子邮箱(645889103@qq.com),工作人员于每周二完成邮件审核和回复(审核人:陈老师13751727720)。经审核后的材料可于7月14日-7月31日、8月8日-8月24日期间,逢星期一、三、五上午09:00-11:30,在财务结算中心 (校本部文化活动中心一楼)办理印章。

出国(境)费用预算明细财务审核内容包含:①经费开支代码及名称;②出国(境)费用预算表及行程单;③明确出访人职务;④联系人姓名及联系电话。

(三)人事部门基本业务

1. 劳务费发放审批

逢星期一上午09:00-11:30,在人事处(校本部行政楼435室)办理。具体办理时间及经办人安排如下:

7月19日、26日,8月2日,邹老师(61648707,18026368898)

8月9日、16日、23日,李老师(61648152,15902026634)

2. 7月份非编工勤人员工资审核

请于7月26日-7月27日上午09:00-11:30,在校本部行政楼419室办理。

3. 8月份起薪博士后手续办理

请于7月27日-7月29日上午08:30-11:30、下午15:00-17:00,在校本部行政楼436室办理。

(四)科研部门基本业务

主要为测试化验加工费审核。逢星期一、三、五上午09:00-11:30,在科研院(校本部行政楼2楼西侧)办理。具体办理时间及经办人安排如下:

7月14日-7月17日,黄老师(61647521,13560448679)

7月18日-7月21日,陈老师(62789165,13763358579)

7月22日-7月25日,何老师(62789171,13826096217)

7月26日-7月30日,王老师(61647452,13760635685)

7月31日-8月 4日,胡老师(61648163,13535059496)

8月 5日-8月 9日,张老师(61648495,15013005189)

8月10日-8月14日,刘老师(61648440,13822293730)

8月15日-8月19日,张老师(61647643,18665738003)

8月20日-8月24日,许老师(61648169,13632419916)

(五)设备与实验室管理基本业务

1. 设备采购计划申报及资产登记

(1)设备采购计划申报。正常受理,请各单位按照《365bet苹果客户端仪器设备实施管理细则》要求,根据资金属性分类申报。经学校经费审批权限报批立项后,在设备管理系统实时填报采购计划。集中审核时间:7月27日-30日,8月21日-24日,联系人:刘老师(61648639、13427506585)。

(2)设备资产登记。在学校资产管理平台正常办理,通过网上审核,全时段服务,联系人:周老师(13632101348)。

2. 试剂耗材采购

(1)普通试剂耗材采购。在学校试剂耗材采购平台正常办理,通过网上采购,全时段服务。

(2)管控类危险化学品采购。管控类危险化学品购买由学校统一到公安部门备案,审批通过后才能采购(流程约一个星期),请各申领单位提前做好使用计划预约备货。请完成好单位审批手续后,逢星期三上午9:00-11:30,到试剂耗材管理中心(15栋107室)统一申领易制毒和易制爆化学品,(http://portal.smu.edu.cn/xsbc/info/1006/2034.htm)。

业务受理部门:试剂耗材管理中心,联系人:沈老师(61647745、13360586727);业务咨询QQ群(642980270)。

(3)统一结算业务。单笔订单金额小于5万元的试剂耗材的线上采购业务,经费负责人正常线上进行验收审核办理,采购平台验收审核功能全时段可用,设备与实验室管理处每月初进行结算审核办理。

如项目组因特殊情况需临时提前结算,可以向设备与实验室管理处申请进行特殊结算订单处理,提前通知供应商开具发票和准备结算资料并进行结算,联系人:沈老师(61647745、13360586727)。

3. 设备开箱验收

请按照《365bet苹果客户端仪器设备实施管理细则》要求,单价30万元以下的国产设备、国内交货进口设备(含税),由设备所在单位和供应商组织开箱清点;单价30万元(含)以上的国产设备和免税进口设备,在放假期间正常办理,由设备与实验室管理处组织设备所在单位和供应商共同开箱清点。联系人:袁老师(61647405、13539968748),李老师(61647405、13380091986)。

4. 实验室安全管理

(1)考试系统注册。正常办理(详见设备与实验室管理处网站 http://portal.smu.edu.cn/xsbc/info/1006/2396.htm),联系人:向老师(62789203、17373889482)。

(2)实验危险废弃物处置。实验室动物尸骸实验教学楼1楼回收点上午8:30-11:30,下午14:30-17:30回收;其他生物类实验废弃物每周一、三、五14:30前送实验教学楼前;化学废液回收另行通知,处置流程按照管理规定执行。联系人:刘老师、熊老师(62789088)。

(3)学校制水间供水。学校药学院1楼制水间供水时间为周一至周五上午8:30-11:30,下午15:00-17:30,联系人:李老师(62789207、13802916591)。

5. 印刷服务采购

正常办理(详见设备与实验室管理处网页,http://portal.smu.edu.cn/xsbc/info/1011/2596.htm;采购登记表,http://portal.smu.edu.cn/xsbc/info/1015/2620.htm),业务受理部门:设备与实验室管理处仪器设备保障中心。

具体办理时间根据仪器设备保障中心工作人员暑假值班表安排如下:

7月14日-7月19日:袁老师(61647405、13539968748)

7月20日-7月24日:杨老师(61647748、18665037812)

7月25日-7月29日:邓老师(61648763、13631338839)

7月30日-8月3日:路老师(61648763、13710399817)

8月4日-8月8日:陈老师(61647757、13533538631)

8月9日-8月13日:陈老师(61647748、13316140187)

8月14日-8月18日:李老师(61647405、13380091986)

8月19日-8月24日:陈老师(61647757、18665000008)

6. 设备报账审批安排

7月14日-7月15日上午9:00-11:30, 15栋205室办理。

7月20日-8月6日上午9:00-11:30,在设备与实验室管理处(15栋2楼)递交纸质材料给值班人员。请经办人留存联系方式,设备与实验室管理处领导将于8月6日集中审批,完成后及时通知经办人。

8月9日-8月24日,逢星期一、三上午9:00-11:30,在15栋205室办理。

(六)招投标基本业务

1. 招投标采购

星期一至星期五通过学校OA系统接受招标采购项目申请,材料审核不合格的5个工作日内退回,合格的7个工作日内推进到下一环节;紧急项目可联系工作人员及时执行采购。联系人:凌老师(13828415058)、袁老师(13117516535)。

2. 招标控制价审计

需审核招标控制价的项目,经学校批准后,逢星期一、三、五上午09:00-11:30接收纸质审核资料;根据项目情况采用招标、政府采购、中介库中随机抽选等方式选择第三方中介审核机构,预计5天。在送审资料齐全的情况下,200-1000万元的项目预计25天完成,1000万元以上的项目预计30天完成。联系人:王老师(13602751348)、丁老师(18902308685)。

(七)总务部门基本业务

1. 水电供应

(1)暑假期间水电正常供应,如因应急抢修需要中断水电供应,总务处将通过“365bet苹果客户端总务处”微信公众平台、张贴通知(公告栏、楼道)、各相关微信群等提前通知,告知中断供应区域与时间。

(2)水电充值

校本部:逢周一、三、五上午9:30-12:30受理服务。地点:学生公寓2号楼一楼售电室,值班电话:61648660。除1号学生公寓外,其他学生宿舍都可在圈存机(1号学生公寓一层)进行水电充值。

顺德校区:7月14日-20日、8月18日-24日期间,逢周一至周五上午09:30-12:30受理服务。地点:春风楼一楼大厅,值班电话:0757-29985105。除康复医学院外,顺德校区其他学生宿舍都可在圈存机(顺德学生服务中心)进行水电充值。

请各学院提醒学生提前关注电表余额,及时充值;也可提前充值在卡里,以备不测。

(3)学生宿舍热水服务

维保公司正常维保,校本部联系人:史师傅(18928783971);顺德校区联系人:龚师傅(13590629113)。

2. 小零维修(水电、五金、门窗、木瓦、下水等)

正常受理,请通过“365bet苹果客户端总务处”公众号“总务服务”-“在线报修”进行报修,总务处物业管理中心24小时维修值班电话:020-62789213。

3. 复印纸采购

按正常流程申报采购,联系人:王老师(18675963611)。

4. 物业管理工作

绿化卫生、垃圾分类等校园物业管理、经济适用房物业管理工作正常进行。校园物业联系人员:杨老师(13632101319),王老师(18320052677 );经济适用房物业管理联系人员:石老师(13632102511),邰经理(18502022346)。

5. 电梯维保工作

公司正常维保,联系人吴师傅(13527833740)。

6. 空调管理工作

(1)空调维修事项:低于10万元的空调维修事,由资产单位按零散采购要求自行采购维修,10万元以上(含10万)项目走OA流程报总务处采购维修单位。

(2)空调资产登记:在总务处物业管理中心(校本部原水电班一楼)办理。具体办理时间及经办人安排如下:

7月14日-7月31日,上午09:00-11:30,张老师(13825152185)

8月1日-8月24日,逢星期一至星期五上午09:00-11:30,蒋老师(13543426618)

(3)中央空调维保事项

维保公司正常维修,联系人:朱师傅(15112793233)。

7. 餐饮供应

校本部:由学生食堂三楼、教工食堂供应,时间:早餐07:00-09:00;中餐11:00-13:30;晚餐17:00-19:00。联系经理:韩经理(18362870860)、周经理(13434148989)。

顺德校区:由食堂一楼供应,时间:早餐07:00-08:30;中餐11:00-12:30;晚餐17:00-18:30。联系经理:曾经理(13632101568)。

8. 办公家具资产登记

请于7月29日-30日、8月21日-22日上午09:00-11:30,在总务处房管科(校本部行政楼113室)办理,联系人:杨老师(13533336993)。

9. 校区修缮工程项目立项审批

正常受理,请通过学校OA系统按程序申报。

10. 收发室收取交换文件

逢星期二、五上午08:10-09:10,在校本部东门收发室办理文件交换,联系人:何老师(18665000163)

11. 学生宿舍管理服务

学生宿舍管理服务值班室24小时值班,联系方式:学生1号公寓值班室(62789580)、3号公寓值班室(62789583)和研究生院南北楼值班室(62789581)。

(八)顺德校区管委会基本业务

1. 物业管理

学生宿舍管理、绿化、保洁等日常工作正常进行,小型维修可通过“顺德校区宏德物业服务中心”微信公众号或宿管前台报修,联系人:卢经理(13535707100)。

2. 电梯维保

公司正常维保,联系人:吴师傅(13326779481)。

3. 空调维保

公司正常维保,联系人:冯师傅(13590934770)。

(九)校区基本医疗业务

1. 校区门诊开诊安排

校本部门诊部(校本部16栋一楼)开诊安排,星期一至星期五上午08:00-12:00 、下午14:30-17:30正常开诊。如需到南方医院专科就医,请在开诊时间开具转诊单(转诊单七天内单次有效),按照校医室普通门诊就医流程就医结算,否则作自费处理;如遇急诊请直接前往南方医院急诊科,后续按规定办理医保追溯报销。

顺德校区门诊部(顺德校区倚水居一楼)开诊安排,星期一至星期五上午08:30-12:00正常开诊,其他时间安排医生24小时值班(联系方式:13929104696)。如非急诊,请在坐诊时间到门诊部就诊;如需急诊,请联系365bet苹果客户端顺德医院急诊科(0757-22318655、0757-22318777)。

2. 两校区医疗咨询及疫情报告

校本部师生请咨询于医生(13711292360);顺德校区师生请咨询值班医生(13929104696)。两校区疫情报告联系人何老师(13076878673)。

(十)校区网络服务

1. 自助证明服务、校园网账号自助确认服务

逢星期一、四上午09:30-11:30、下午14:30-17:30,可前往校本部学生公寓1号楼负一层O2O自助服务中心自行办理(咨询电话:13422091022)。

2. 网络故障维修

两个校区网络故障维修服务与平时保持一致。

(1)普通网络故障通过微信公众号“365bet苹果客户端网络服务”申报登记,并预约上门维修。上门维修时间安排如下:

星期一至星期五上午08:00-12:00、下午14:30-18:00;

星期六至星期日上午09:30-11:30、下午14:30-17:30。

(2)如遇紧急网络故障,请拨打网络中心24小时应急值班电话:13422090932;如有疑问可通过QQ群咨询(群号:217885735)。

3. 软件采购计划申报及资产登记

(1)软件采购计划

软件采购计划需申报人填写《365bet苹果客户端信息工程项目建设需求书》,请经费负责人和所在单位负责人在OA系统审核,并在纸质版《365bet苹果客户端信息工程项目建设需求书》签字确认。纸质材料受理地址:网络中心项目管理部(校本部图书馆707、708室),联系人:马老师、李老师(61648479、18665080714)。

①7月份软件采购计划于7月14日-24日组织申报。

线上填报申请表时间:7月23日09:00-7月24日12:00。

纸质资料递交时间:7月24日上午09:00-12:00。

②8月份软件采购计划于8月14日-8月24日组织申报。

线上填报申请表时间:8月23日09:00-8月24日12:00。

纸质资料递交时间:8月24日上午09:00-12:00。

(2)软件资产登记

请登记人(用户)备齐软件资产登记所需资料,含立项论证及审批文件、合同、验收报告,逢星期一、三、五上午09:00-11:30到网络中心资产登记室(校本部图书馆713室)办理,联系人:李老师(13710992830)。

(十一)校区图书馆服务

暑假期间校本部图书馆1-3层正常开馆,开馆时间为每天08:30-17:30;顺德校区图书馆闭馆。校本部图书馆服务时间及联系方式见下表。

(十二)中心实验室基本业务

中心实验室暑期提供服务内容、流程和管理要求与平时相同,具体服务时间及联系方式见下表。

如有疑问可通过中心实验室交流群咨询(群号: 561844628)。

(十三)实验动物管理中心基本业务

1. 动物、饲料发放

正常受理。星期一至星期五上午08:00-11:30、下午14:30-17:00,在实验动物管理中心供销办公室(校本部南门外实验动物管理中心院内)办理,联系电话: 61648042、62789159。

2. SPF级动物实验部业务办理

正常受理,逢星期二、三上午08:00-11:30、下午14:30-17:00在SPF级动物实验部(校本部教学实验楼9楼)办理(如动物接收、笼位预约等),联系电话:61648424、61648425。

3. SPF级动物实验开展

正常受理,星期一至星期五上午08:00-11:30、下午14:30-17:00;其它时间需要开展实验,请提前联系SPF级动物实验部(校本部教学实验楼9楼)办理预约,联系电话:61648424、61648425。

(十四)固定资产新增复核业务

正常受理,逢星期一、三、五进行线上审核。联系人:杨老师,联系方式:020-61648794,13602437717。

二、暑假期间服务保障类事项协调咨询小组

为扎实推进各事项有效落实,提高沟通协调效率,将继续成立暑假期间服务保障类事项协调咨询小组,成员如下:

组长:校长办公室(发展规划处)主要负责同志

成员:各提供服务保障类事项单位主要负责同志

工作职责:主要负责统筹协调、具体指导暑假期间服务保障类事项办理,推动各事项落地落细,不定期组织慰问在岗值班员工。暑假期间服务保障类事项协调咨询小组办公室设在校长办公室(发展规划处),具体经办人请查看校长办公室(发展规划处)暑假值班表。

学校地址:广州市白云区沙太南路1023号-1063号
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